Datenschutz

Wir nehmen den Schutz deiner persönlichen Daten ernst. Diese Erklärung informiert dich darüber, welche Daten wir beim Besuch von 4x.de und bei der Nutzung des 4x-E-Mail-Dienstes verarbeiten und welche Rechte dir zustehen.

1. Verantwortlicher

2. Grundsätze

• Wir verkaufen deine Daten nicht und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.
• Wir setzen kein Tracking und keine Analyse-Dienste Dritter ein.
• Wir verarbeiten nur die Daten, die für den Betrieb des Dienstes erforderlich sind.
• Unsere Server stehen in Deutschland.

3. Hosting

4x.de wird auf Servern der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Sicherungskopien des Dienstes — Postfachinhalte und die zugehörigen Verwaltungsdaten — halten wir zusätzlich in einem Rechenzentrum derselben Anbieterin in Helsinki (Finnland) vor, damit sich der Dienst auch nach dem Ausfall eines ganzen Standorts wiederherstellen lässt. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung gilt auch dort; die Daten verlassen die Europäische Union nicht. Die Kopien sind für ihre Aufbewahrungszeit gegen Veränderung und Löschung gesperrt, die Verwaltungsdaten darüber hinaus verschlüsselt.

4. Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen erfasst, die dein Browser übermittelt (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, angeforderte Seite, übertragene Datenmenge). Diese Daten dienen der technischen Bereitstellung, der Sicherheit und der Fehleranalyse. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Logs werden nur kurzzeitig gespeichert und anschließend gelöscht.

Reichweitenmessung: Wir messen selbst, wie oft unsere öffentlichen Seiten aufgerufen werden — ohne Cookies, ohne Kennung in deinem Browser und ohne einen Dienst eines Dritten. Aus deiner IP-Adresse und der Browserkennung bilden wir dazu einen Prüfwert, der mit einem täglich neu erzeugten Zufallsschlüssel berechnet wird und nur dazu dient, Aufrufe desselben Tages zu unterscheiden. Der Zufallsschlüssel wird nachts gelöscht; danach ist auch für uns keine Zuordnung mehr möglich. Deine IP-Adresse speichern wir dabei nicht. Übrig bleiben Zahlen wie „312 Besucher, 741 Aufrufe" (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dein Postfach messen wir nicht — dort gilt das Fernmeldegeheimnis.

Kampagnen: Wenn du über eine Anzeige oder einen Kampagnenlink zu uns kommst, fragen wir dich, ob wir uns merken dürfen, welche Kampagne das war. Stimmst du zu, legen wir dafür einen Eintrag in deinem Browser ab, der den Namen der Kampagne, den Zeitpunkt und die Fassung dieser Einwilligung enthält — mehr nicht, insbesondere keine Kennung für dich und nichts über dein Verhalten auf unseren Seiten. Der Eintrag wird nach 90 Tagen ungültig, kann von Skripten nicht ausgelesen werden und dient allein dazu, eine spätere Registrierung der richtigen Kampagne zuzuordnen (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst jederzeit widerrufen — der Link steht im Fuß jeder Seite. Ohne Zustimmung passiert nichts.

Letzte Nutzung: Zu deinem Konto vermerken wir tagesgenau, wann du zuletzt im Webmail warst (z. B. „27.08.2026"), damit wir wissen, wie viele Postfächer tatsächlich genutzt werden. Wir speichern dazu weder Uhrzeit noch Verlauf, weder Gerät noch IP-Adresse — der Eintrag wird jedes Mal überschrieben (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO).

5. E-Mail-Dienst

Für die Nutzung des 4x-Postfachs verarbeiten wir die zur Bereitstellung erforderlichen Daten: deine E-Mail-Adresse, deinen Namen sowie die Inhalte und Verkehrsdaten (Metadaten) der über 4x versendeten und empfangenen Nachrichten. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Automatisierte Verarbeitung zur Spam- und Missbrauchsabwehr: Zum Schutz vor Spam, Schadsoftware und Missbrauch behalten wir uns vor, Inhalte und Metadaten von E-Mails automatisiert auszuwerten und zu verändern (z. B. Klassifizierung als Spam, Entfernen oder Entschärfen schädlicher Anhänge und Links, Ergänzen technischer Kopfzeilen). Diese Verarbeitung erfolgt ausschließlich automatisiert im Rahmen des Dienstbetriebs und dient der Sicherheit und Funktionsfähigkeit des Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO). Eine Auswertung zu Werbezwecken oder eine Weitergabe von Inhalten an Dritte findet nicht statt. Es besteht das Fernmeldegeheimnis.

KI-gestützter Spamfilter (Tarif Pro): Im Tarif Pro kann ein zusätzlicher KI-gestützter Spamfilter eingesetzt werden. Hierfür werden nicht eindeutig einzuordnende eingehende Nachrichten in reduziertem Umfang durch die Lyceum Technology Germany GmbH, Berlin, als Auftragsverarbeiter auf Servern im EU/EWR-Raum ausgewertet. Übermittelt werden Absenderangaben, Betreff, ein auf 4.000 Zeichen begrenzter Nachrichtentext, Link-Domains sowie technische Prüfergebnisse und Anhangsmetadaten. Kontodaten, vollständige Links, Bilder und Anhänge werden nicht übermittelt. Die Inhalte werden nicht zum Training verwendet und nach Abschluss der Anfrage grundsätzlich nicht gespeichert. Der Filter sortiert Nachrichten lediglich in den Spam-Ordner ein; er weist sie nicht zurück und löscht sie nicht. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Bereitstellung der gebuchten Funktion und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO hinsichtlich der Interessen des Anbieters, der Nutzer und der Absender an der Erkennung unerwünschter oder schädlicher Nachrichten. Die Funktion kann jederzeit deaktiviert werden.Rückmeldung an den Versender bei Spam-Meldungen: Markierst du eine Nachricht als Spam, übermitteln wir dem Versender oder dem von ihm eingesetzten Versanddienstleister eine Beschwerde im standardisierten Format ARF (RFC 5965). Das geschieht nur in zwei Fällen: wenn der Versender in der Nachricht selbst eine Beschwerdeadresse angegeben hat (CFBL-Address nach RFC 9477) und diese Angabe durch eine gültige Signatur des Absenders geschützt ist, oder wenn die Nachricht von einem uns bekannten Versanddienstleister mit eingerichteter Missbrauchsstelle stammt. An sonstige Absender melden wir nichts. Übermittelt werden ausschließlich die Kopfzeilen der Nachricht, nicht ihr Inhalt; deine Adresse wird in den Empfängerfeldern durch einen Platzhalter ersetzt. Hinweis zur Reichweite dieser Schwärzung: Versanddienstleister vergeben in ihren eigenen Kopfzeilen Kennungen, die dich ihnen gegenüber weiterhin zuordenbar machen — anders könnten sie die Beschwerde nicht bearbeiten und dich nicht aus dem Verteiler nehmen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der Abwehr unerwünschter Nachrichten für dich und für die Allgemeinheit. Die Funktion kann in den Einstellungen jederzeit deaktiviert werden; die Spam-Markierung selbst wirkt davon unabhängig weiter.

Anhänge in der Dateiablage: Anhänge eingehender Nachrichten werden zusätzlich als Datei in der Dateiablage desselben Kontos gespeichert, damit sie unabhängig von der Nachricht auffindbar sind. Die Nachricht selbst bleibt dabei unverändert — sie behält ihre Anhänge in jedem E-Mail-Programm. Die Kopie verbleibt in deinem Konto; eine Übermittlung an Dritte findet nicht statt. Zur Zuordnung speichern wir zu jeder Kopie Absenderadresse, Betreff und Empfangszeitpunkt der zugehörigen Nachricht. Nicht kopiert werden in den Text eingebettete Bilder, Signatur- und Verschlüsselungsbestandteile, Kalendereinladungen sowie Anhänge aus dem Spam-Ordner und dem Papierkorb. Die Kopien belegen Speicherplatz deines Kontos und werden mit dem Konto gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der vereinbarten Funktion). Die Funktion ist standardmäßig aktiv und lässt sich jederzeit in den Einstellungen abschalten; bereits erstellte Kopien bleiben dann erhalten und können in der Dateiablage gelöscht werden.

6. Chat

4x bietet innerhalb des Postfachs einen Chat an. Chatnachrichten sind technisch E-Mails: sie werden in deinem Postfach im Ordner „Chats“ gespeichert und unterliegen denselben Regeln wie andere Nachrichten — auch der Speicherdauer nach Ziffer 15 und deinen Rechten nach Ziffer 16. Wenn du eine Chatnachricht löschst, ist sie aus deinem Postfach entfernt; die Kopie beim Gegenüber bleibt bestehen, weil sie dessen Daten sind. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Chatnachrichten sind so geschützt wie deine E-Mails bei 4x — nicht besser und nicht schlechter. Sie werden auf unseren Servern in Deutschland gespeichert und sind für uns technisch lesbar. Zwischen 4x-Konten verlassen Chatnachrichten unsere Systeme nicht; für Nachrichten an Adressen außerhalb von 4x gilt Ziffer 6.2.

Erreichbarkeit und Sperrliste: Wer deine E-Mail-Adresse kennt, kann dir schreiben — im Chat genauso wie per E-Mail. Unerwünschte Absender kannst du jederzeit blockieren: unter der Nachricht selbst oder über die Sperrliste in den Einstellungen unter „Datenschutz“. Blockierte Adressen können dir keine Chatnachrichten und keine Kontaktfreigabe-Anfragen (Ziffer 7) mehr schicken; die Sperrliste wird bei deinem Konto gespeichert und die blockierte Person nicht darüber informiert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Anhänge: An Chatnachrichten zwischen 4x-Konten angehängte Dateien werden in beiden Postfächern gespeichert. Sie durchlaufen nicht die Virenprüfung, die für eingehende E-Mails aus dem Internet gilt, weil sie unseren Zustellweg nicht passieren; solche Dateien können nur zwischen Konten ausgetauscht werden, die einander als Kontakt bestätigt haben. Anhänge an Adressen außerhalb von 4x laufen über den regulären E-Mail-Ausgang samt dessen Prüfungen.

6.1 Auffindbarkeit für andere 4x-Nutzerinnen und -Nutzer

Damit du im Chat und für eine Kontaktfreigabe (Ziffer 7) gefunden werden kannst, beantworten wir angemeldeten 4x-Nutzerinnen und -Nutzern eine Ja/Nein-Frage zu einem Eintrag aus deren eigenem Adressbuch: ob zu einer bestimmten E-Mail-Adresse oder Handynummer ein 4x-Konto gehört. Wird eine Nummer ohne Ländervorwahl eingetragen, legen wir dabei das Land zugrunde, das im Profil der fragenden Person hinterlegt ist. Es gibt kein durchsuchbares Verzeichnis unserer Nutzerinnen und Nutzer, keine Sammelabfrage und keinen Abgleich ganzer Adressbücher. Abfragen sind je Konto zahlenmäßig begrenzt; Anfragen ohne Treffer werden nicht gespeichert.

Die Auffindbarkeit über deine Handynummer kannst du jederzeit in den Einstellungen unter „Datenschutz“ abschalten; sie gilt für den Chat und die Kontaktfreigabe gemeinsam. Der Schalter für die E-Mail-Adresse betrifft nur noch die Kontaktfreigabe: im Chat bist du über deine Adresse ohnehin erreichbar, notfalls als gewöhnliche E-Mail — so wie dir auch jeder eine E-Mail schreiben kann, der deine Adresse kennt (Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an einem nutzbaren Dienst, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; du kannst jederzeit widersprechen, indem du die Schalter deaktivierst oder Absender blockierst).

6.2 Chat mit Adressen außerhalb von 4x

Schreibst du im Chat an eine Adresse, hinter der kein 4x-Konto steht, verlässt die Nachricht 4x als gewöhnliche E-Mail von deiner Absenderadresse an diese Adresse — mit allem, was dazugehört: sie läuft über den regulären E-Mail-Ausgang und liegt danach beim empfangenden Anbieter, auf dessen Umgang mit ihr wir keinen Einfluss haben. Antworten kommen als E-Mail zurück und werden in deinem Postfach der Unterhaltung zugeordnet. Es gelten die Regeln für E-Mails (Ziffer 5). Einen Anwesenheitsstatus gibt es im Chat nicht — weder zeigen wir anderen an, ob du gerade erreichbar bist, noch speichern wir dazu etwas.

7. Kontaktfreigabe

Du kannst Angaben aus deinem Profil für einzelne andere 4x-Konten freigeben. Der Kontakt, den die andere Person von dir führt, wird damit verknüpft und aktualisiert sich fortan selbst: Änderst du eine freigegebene Angabe, ändert sie sich auch dort — im Webmail und auf den Geräten, die das Adressbuch synchronisieren.

Wie eine Freigabe entsteht: Legt jemand einen Kontakt mit deiner E-Mail-Adresse oder Handynummer an, erhältst DU eine Anfrage. Die anfragende Person erfährt dabei nicht, ob dahinter ein 4x-Konto steht — sie erfährt es erst, wenn du zustimmst. Lehnst du ab oder tust du nichts, bleibt der Kontakt bei ihr ein gewöhnlicher Eintrag.

Was du freigibst, bestimmst du feldweise: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift, Geburtstag (wahlweise nur das Geburtsjahr) und Profilbild. Nicht freigegebene Angaben werden nicht übertragen. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wir halten fest, wann du welcher Freigabe zugestimmt hast, um sie nachweisen zu können.

Widerruf: Du kannst jede Freigabe jederzeit ganz oder für einzelne Felder in den Einstellungen unter „Freigaben“ beenden. Der Widerruf wirkt für die Zukunft: die freigegebenen Angaben werden aus dem Kontakt der anderen Person entfernt, und es fließt nichts mehr. Was sie sich vorher notiert, ausgedruckt oder in ein anderes Adressbuch übernommen hat, können wir nicht zurückholen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Freigegebene Angaben stehen im Adressbuch der anderen Person und sind dort gegen Änderung gesperrt. Wird eine solche Angabe dennoch über ein verbundenes Gerät verändert, setzen wir sie auf den freigegebenen Stand zurück. Eine Freigabe ist nur zwischen 4x-Konten möglich; wir geben deine Angaben dabei an niemanden sonst weiter, und es entsteht kein durchsuchbares Verzeichnis (siehe Ziffer 6.1).

7.1 Freigaben

Du kannst einzelne Kalender, Erinnerungslisten und eigene Mailordner mit anderen 4x-Nutzerinnen und -Nutzern teilen, je Person nur zum Ansehen oder auch zum Bearbeiten. Zur Auswahl stehen die Kontakte in deinem eigenen Adressbuch, die eine 4x-Adresse haben, und die Mitglieder deiner Familie (Ziffer 8a); ein Verzeichnis oder eine Suche nach anderen Konten gibt es nicht. Weitergeben kann eine Freigabe niemand. Was du teilst, was andere mit dir teilen und welche Kontaktdaten ihr einander nach Ziffer 7 freigebt, siehst du in den Einstellungen unter „Freigaben“, nach Person geordnet. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), und zwar für beide Seiten: für dich, wenn du teilst, und für die Person, die eine Freigabe annimmt; soweit geteilte Inhalte Angaben über andere Personen enthalten, etwa Absender und Empfänger von Nachrichten oder Teilnehmende von Terminen, das berechtigte Interesse der Beteiligten an gemeinsamer Planung und Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für Freigaben in der Familie gilt zusätzlich Ziffer 8a.

Kalender und Listen: Wer einen geteilten Kalender sehen darf, sieht alle Einträge darin mit Titel, Zeit, Ort, Notizen und Teilnehmenden, im Webmail und auf den Geräten, die Kalender synchronisieren; die Kennzeichnung eines Termins als „privat“ schützt innerhalb eines geteilten Kalenders nicht. Mit dem Recht zum Bearbeiten kann er Einträge anlegen, ändern und löschen.

Mailordner: Teilen lassen sich eigene Ordner, nicht aber Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Papierkorb, Spam und Archiv. Geteilt wird der Ordner mit allen Ordnern darunter, auch mit solchen, die später dazukommen. Wer einen geteilten Ordner sehen darf, sieht alle Nachrichten darin mit Absender, Empfängern, Betreff, Inhalt und Anhängen, im Webmail und in Mailprogrammen und auf Geräten, die das Postfach synchronisieren, und kann sie als gelesen markieren und kennzeichnen. Ob eine Nachricht gelesen ist, gilt für alle mit Zugriff, auch für dich. Mit dem Recht zum Bearbeiten kann er außerdem Nachrichten ablegen, verschieben und löschen und Unterordner anlegen. Was er in deinen Ordner legt, liegt danach in deinem Postfach, belegt deinen Speicher und bleibt dort, auch wenn die Freigabe endet. Löscht er eine Nachricht, ist sie endgültig gelöscht und landet in keinem Papierkorb. In deinem Namen senden kann niemand; Antworten gehen von seiner eigenen Adresse aus.

Was die andere Person über dich erfährt: Mit jeder Freigabe, auch eines Kalenders oder einer Liste, sieht die Person, mit der du teilst, deine Hauptadresse unter 4x.de, auch wenn ihr bisher nur über eine andere Adresse geschrieben habt, etwa eine Alias- oder Familienadresse. Bei einem Mailordner sieht sie außerdem den vollen Pfad des Ordners in deinem Postfach, also auch die Namen der Ordner, in denen er liegt, selbst wenn diese nicht geteilt sind; das Webmail zeigt dir diesen Pfad vor dem Teilen. Nachrichten in Ordnern, die du nicht teilst, sieht sie nicht.

Wie eine Freigabe entsteht: Teilst du mit einem Kontakt, erhält die Person eine Einladung. Sie findet sie in den Einstellungen unter „Einladungen“ und, je nach Art, zusätzlich als Nachricht in ihrem Postfach oder, sofern eingeschaltet, als Mitteilung auf dem Gerät. Der Kalender, die Liste oder der Ordner erscheint bei ihr erst, wenn sie annimmt. Ob zu einer eingeladenen Adresse ein 4x-Konto gehört, erfährst du erst durch die Annahme: Einladungen an Adressen ohne Konto, an Konten, die über ihre E-Mail-Adresse nicht auffindbar sind (Ziffer 6.1), oder an Personen, die dich blockiert haben (Ziffer 6), werden nicht zugestellt, ohne dass du davon erfährst. Eingeladene können annehmen, ablehnen oder dich blockieren; eine Einladung, auf die niemand antwortet, verfällt nach 30 Tagen. In der Familie gilt eine Freigabe ohne Einladung (Ziffer 8a).

Direkt annehmen: Du kannst für eine Person einschalten, dass du ihre Freigaben künftig ohne Rückfrage annimmst. Dafür speichern wir bei deinem Konto, für wen du das eingeschaltet hast und seit wann. Neue Freigaben dieser Person erscheinen dann sofort bei dir, und sie sieht sofort, dass du angenommen hast. Die Einstellung gilt nur, solange das Konto dieser Person besteht, und du kannst sie jederzeit wieder ausschalten.

Wer wen sieht und wer wovon erfährt: Alle Beteiligten sehen, wem ein geteilter Kalender, eine Liste oder ein Ordner gehört. Die übrigen Beteiligten werden dir mit Namen nur angezeigt, wenn ihr einander eure Kontaktdaten freigegeben habt (Ziffer 7), sonst höchstens als Anzahl. Ändert jemand einen Eintrag in einem geteilten Kalender oder einer Liste, informieren wir die übrigen Beteiligten im Webmail und, sofern eingeschaltet, per Mitteilung auf dem Gerät (Ziffer 10); bei Änderungen im Webmail nennen wir dabei den Namen der Person, die geändert hat. Dafür speichern wir für höchstens zwei Minuten, wer welchen Eintrag geändert hat, den Text noch nicht gelesener Mitteilungen höchstens einen Tag und, solange ein Kalender geteilt ist, Titel und Datum seiner Einträge, damit wir auch gelöschte Einträge benennen können. Einladungen, Annahmen, Rechteänderungen und das Ende von Freigaben protokollieren wir zum Nachweis; das Protokoll wird mit deinem Konto gelöscht.

Beenden: Du kannst eine Freigabe jederzeit beenden, als Eigentümerin oder Eigentümer, indem du eine Person entfernst, als Beteiligte oder Beteiligter, indem du den Kalender, die Liste oder den Ordner verlässt; beides geht in den Einstellungen unter „Freigaben“. Blockierst du eine Person, enden die Freigaben zwischen euch außerhalb der Familie in beide Richtungen, und sie kann dir nichts mehr freigeben. Danach besteht kein Zugriff mehr. Was vorher auf Geräte synchronisiert, exportiert, kopiert oder notiert wurde, können wir nicht zurückholen. Mit der Kündigung oder Löschung eines Kontos enden alle seine Freigaben; Einträge und Nachrichten bleiben bei der Person, der Kalender, Liste oder Ordner gehört.

Wie lange wir speichern: Eine Freigabe speichern wir, solange sie besteht, eine Einladung, bis sie angenommen, abgelehnt, zurückgezogen oder verfallen ist, und die Einstellung „direkt annehmen“, bis du sie ausschaltest oder eines der beiden Konten endet.

8. Registrierung

Bei der Erstellung eines 4x-Postfachs verarbeiten wir die im Registrierungsformular abgefragten Daten (Anrede, Name, Geburtsdatum, Anschrift) sowie deine gewählte E-Mail-Adresse. Diese Angaben sind für die Begründung des Nutzungsvertrags und die Identifizierbarkeit des Kontoinhabers erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Adress-Vervollständigung: Zur Eingabeunterstützung bei der Anschrift nutzen wir die Google Places API der Google Ireland Ltd. (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Die Anfrage läuft über unsere Server; übermittelt wird ausschließlich der von dir eingetippte Adress-Suchtext, keine weiteren Konto- oder Personendaten. Die Nutzung der Vorschläge ist freiwillig — alle Felder lassen sich auch manuell ausfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO).

Orte und Ortsfotos im Kalender und in Vorfreude: Die optionale Ortssuche für Termine verwendet ebenfalls Google Places. Bei einer Suche übermitteln unsere Server den eingegebenen Ortstext, die Sprache und eine zufällige Kennung dieser Suchsitzung an Google; beim Abruf eines gewählten Ortes dessen Google-Ortskennung (Place-ID). Kalendername, Termintitel, Termine, Kontaktdaten und die Zugangsdaten deines 4x-Kontos werden dafür nicht an Google weitergegeben. Du kannst einen Ort auch frei eingeben; Freitext wird nicht automatisch einem Google-Ort zugeordnet. Den gewählten Ortstext und gegebenenfalls die Place-ID speichern wir am Termin, damit verbundene Kalenderprogramme denselben Ort verwenden.

Zeigt Vorfreude Fotos eines gewählten Google-Ortes an, fragen unsere Server anhand der Place-ID bis zu fünf Bilder samt Urheberangaben ab. Dein Gerät lädt die angezeigten Bilder anschließend direkt von Google; Google erhält dabei insbesondere deine IP-Adresse und technische Anfragedaten. Foto-Adressen, Foto-Referenzen und die Bilder werden von uns und von Vorfreude nicht dauerhaft gespeichert. Die Fotos erscheinen mit Google-Maps- und Urheberhinweisen. Für Google gelten die Datenschutzhinweise von Google und die Nutzungsbedingungen von Google Maps.

Vorfreude als verbundene Kalender-App: Nach deiner Bestätigung per Passkey kann Vorfreude die von dir ausgewählten Kalender lesen und, soweit von dir erlaubt, Termine darin anlegen, ändern und löschen. Die Kalenderauswahl und der Zugriff auf Kontaktgeburtstage werden getrennt gespeichert und können in der App geändert werden. Bei eingeschalteten Kontaktgeburtstagen erhält die App Namen und Geburtsdaten aus deinem 4x-Adressbuch. Für einen sichtbaren Geburtstag kann sie außerdem das dort hinterlegte Kontaktbild abrufen. Fremde Bild-Webadressen in Kontakten werden nicht aufgerufen; Kontaktbilder werden nicht dauerhaft in Vorfreude gespeichert und nicht an Google weitergegeben. Die Verknüpfung verwendet widerrufbare Zugriffstokens; der private Passkey bleibt auf deinem Gerät. Deine bereits im Kalender vorhandenen Erinnerungen bleiben erhalten; Vorfreude-spezifische Anzeige- und Erinnerungseinstellungen können als zusätzliche Eigenschaften am Kalendertermin gespeichert werden.

Telefon-Verifizierung: Zur Missbrauchsabwehr bestätigst du bei der Registrierung einmalig deine Mobilfunknummer über den Dienst Sendity. Dabei sendest du selbst eine SMS mit einem Prüfcode an eine Sendity-Rufnummer; wir erhalten von Sendity eine signierte Bestätigung mit deiner Rufnummer und speichern diese, um Mehrfach-Registrierungen zu verhindern (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO). Deine Rufnummer wird nicht zu Werbezwecken verwendet.

Passkey: Dein Konto wird ohne Passwort mit einem Passkey (WebAuthn) gesichert. Dabei speichern wir nur den öffentlichen Schlüssel und eine Kennung deines Passkeys; der private Schlüssel verbleibt ausschließlich auf deinem Gerät. Biometrische Daten (z. B. Fingerabdruck oder Gesichtsscan) verlassen dein Gerät nicht und werden von uns weder übertragen noch gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

8a. Familien

Im Tarif Pro kann eine Familie mit eigener Subdomain unter 4x.de angelegt werden (Ziffer 10a der AGB). Wer eine Familie verwaltet, ihr beitritt oder über einen Familienlink ein verwaltetes Konto erhält, dessen Daten verarbeiten wir wie folgt. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags über die Familienfunktion mit der verwaltenden Person und des Nutzungsvertrags der beigetretenen Konten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für verwaltete Konten ohne eigenen Vertrag unser berechtigtes Interesse und das der verwaltenden Person, das Konto im Rahmen der Familie bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Familienzugehörigkeit und Rollen: Zu jeder Familie speichern wir ihren Namen und ihre Domains, die verwaltende Person, die Mitglieder mit Rolle (Verwalter, Admin, Mitglied), Familienadresse, Beitrittszeitpunkt und der Angabe, ob sie den gemeinsamen Speicher nutzen, sowie offene Einladungen mit dem angegebenen Namen, der einladenden Person und dem Ablaufzeitpunkt. Der Einladungslink selbst wird bei uns nicht gespeichert, nur ein nicht umkehrbarer Prüfwert; er gilt sieben Tage und nur einmal.

Wer was sieht: Verwalter und Admins einer Familie sehen zu jedem Mitglied den bei der Einladung angegebenen Namen (sonst den Vornamen), die Familienadresse und die Hauptadresse unter 4x.de, die Rolle, ob es sich um ein verwaltetes Konto oder ein Konto eines Kindes unter 16 Jahren handelt und bei einem solchen Kind, ob das Mitlesen in seinem Posteingang eingeschaltet ist, den Beitrittszeitpunkt, die Speicherbelegung und ein vom Verwalter festgelegtes Mindestkontingent. Mitglieder sehen den Namen der verwaltenden Person, ihre eigenen Adressen, den Füllstand des gemeinsamen Speichers, ihre eigene Belegung und ihr eigenes Mindestkontingent. Kontakte und Dateien eines Mitglieds sieht niemand in der Familie. Kalender, Aufgabenlisten und Mailordner eines Mitglieds sehen nur die Mitglieder, für die sie freigegeben sind; was Verwalter und Admins davon zu sehen bekommen, steht unter „Freigaben in der Familie“. Posteingang und Spam-Ordner eines Kindes unter 16 Jahren können Verwalter und Admins außerdem lesen, wenn das Mitlesen eingeschaltet ist (Absatz „Posteingang von Kindern unter 16 Jahren“).

Speichermessung für den gemeinsamen Speicher: Damit sich die Postfächer einer Familie den Speicher des Abonnements teilen können, lesen wir etwa stündlich die Speicherbelegung jedes Postfachs, das ihn nutzt, und teilen danach die Speichergrenzen zu. Gemessen wird allein die belegte Menge, nicht der Inhalt. Wir speichern die zuletzt zugeteilten Werte, bis das Postfach den gemeinsamen Speicher nicht mehr nutzt.

Familienkontakte und Familiengruppe: Jedes Mitglied steht mit Name und E-Mail-Adressen (Familienadresse und Hauptadresse) als sich selbst aktualisierender Kontakt im Adressbuch der anderen Mitglieder (Kontaktfreigabe nach Ziffer 7, hier ohne einzelne Anfrage). Außerdem legen wir im Adressbuch jedes Mitglieds eine Gruppe „Familie“ mit dem Namen der Familie an, in der diese Kontakte stehen; sie wird mit dem Adressbuch auf die Geräte übertragen, die es synchronisieren. Abweichend von Ziffer 7 gehören diese Kontakte zur Mitgliedschaft und lassen sich in der Familie nicht abschalten: Beendet jemand die Verbindung oder löscht er einen solchen Kontakt, richten wir ihn wieder ein, solange beide der Familie angehören. Hat ein Mitglied ein anderes blockiert (Ziffer 6), legen wir dessen Kontakt bei ihm nicht an. Die Gruppe kann jedes Mitglied für sich umbenennen oder löschen. Weitere Angaben aus dem Profil, etwa die Telefonnummer, werden nur übertragen, wenn das Mitglied sie selbst nach Ziffer 7 freigibt; diese Freigabe kann es jederzeit beenden. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags über die Familienfunktion und des Nutzungsvertrags der beigetretenen Konten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für verwaltete Konten ohne eigenen Vertrag das im ersten Absatz dieser Ziffer genannte berechtigte Interesse. Mit dem Entfernen aus der Familie, dem Austritt oder dem Ende der Familie lösen wir die Kontaktverbindungen und entfernen die Gruppe.

Freigaben in der Familie: Kalender und Aufgabenlisten lassen sich für einzelne Mitglieder derselben Familie freigeben, je Person zum Lesen oder zum Lesen und Bearbeiten (Einträge anlegen, ändern, löschen und abhaken). Zur Auswahl stehen nur die Mitglieder der Familie; eine Suche nach anderen Konten gibt es nicht. Eine Freigabe in der Familie gilt sofort, ohne dass die empfangende Person sie annehmen muss. Sie kann die Freigabe für sich ausblenden, aber nicht an andere weitergeben. Wer eine Freigabe hat, sieht alle Einträge mit Titel, Zeit, Ort, Notizen und Teilnehmenden, im Webmail und auf den Geräten, die Kalender synchronisieren — auch Termine, die als „privat“ gekennzeichnet sind; diese Kennzeichnung verbirgt innerhalb einer Freigabe nichts. Für Mitteilungen über Änderungen und ihre Speicherfristen gilt Ziffer 7.1 entsprechend. Ebenso kann jedes Mitglied eigene Mailordner für einzelne Mitglieder freigeben; was die Empfänger dabei sehen und über es erfahren, steht in Ziffer 7.1 unter „Mailordner“ und „Was die andere Person über dich erfährt“. Freigaben, die ein Mitglied außerhalb der Familie an seine Kontakte erteilt (Ziffer 7.1), bleiben davon unberührt.

Wer über eine Freigabe entscheidet: Über seine eigenen Kalender, Listen und Mailordner entscheidet jedes Mitglied selbst. Verwalter und Admins können einem Mitglied ab 16 Jahren nur vorschlagen, einen Kalender oder eine Liste für bestimmte Mitglieder freizugeben; Namen und Inhalte seiner Kalender und Listen sehen sie dabei nicht. Das Mitglied erhält dazu eine Nachricht, wählt bei der Zustimmung selbst, welchen Kalender oder welche Liste es freigibt, oder lehnt ab; Verwalter und Admins sehen, ob ein Vorschlag angenommen oder abgelehnt wurde. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung des Mitglieds (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); soweit Einträge Angaben über andere Personen enthalten, das berechtigte Interesse an einer gemeinsamen Planung in der Familie (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Jede Freigabe, jeden Vorschlag, jede Zustimmung, Ablehnung und Rechteänderung und jedes Ende halten wir mit Zeitpunkt, der veranlassenden Person und der Fassung des Wortlauts fest, um die Einwilligung nachweisen zu können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

Kalender und Listen von Kindern unter 16 Jahren: Ist ein Mitglied nach dem bei der Anlage angegebenen Geburtsdatum jünger als 16 Jahre, können Verwalter und Admins seine Kalender und Listen auch selbst für Mitglieder der Familie freigeben, auch für sich; das Geburtsdatum (Absatz „Kinder unter 16 Jahren“) verwenden wir auch dafür. Rechtsgrundlage ist dann die Einwilligung, die die Eltern kraft elterlicher Sorge für das Kind erklären (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 1626 Abs. 1 und § 1629 Abs. 1 BGB); Verwalter und Admins geben solche Freigaben als Erziehungsberechtigte oder in deren Einvernehmen (Ziffer 10a.8 der AGB). Die Altersgrenze von 16 Jahren folgt Art. 8 Abs. 1 DSGVO. Teilt ein Kind unter 16 Jahren selbst, gilt das im Rahmen der Zustimmung, die die erziehungsberechtigte Person mit der Anlage des Kontos erteilt hat (Art. 8 Abs. 1 Unterabs. 1 Satz 2 DSGVO). Das Kind sieht unter „Einstellungen → Familie“, wer seine Kalender und Listen sieht und mit welchem Recht, und kann jede Freigabe beenden, auch eine, die Verwalter oder Admins erteilt haben; eine so beendete Freigabe richten wir nicht von selbst wieder ein. Mit dem 16. Geburtstag bleiben bestehende Freigaben bestehen, neue können Verwalter und Admins dann nur noch vorschlagen; wir weisen das Mitglied mit einer Nachricht darauf hin, dass es nun selbst entscheidet.

Posteingang von Kindern unter 16 Jahren: Ist ein Mitglied nach dem bei der Anlage angegebenen Geburtsdatum jünger als 16 Jahre, können Verwalter und Admins beim Hinzufügen oder später in den Einstellungen der Familie beim Mitglied einschalten, dass sie seinen Posteingang mit allen Ordnern darunter und seinen Spam-Ordner lesen können („Posteingang mitlesen“). Zweck ist, dass Eltern Mitteilungen an ihr Kind, etwa von Banken oder mit Anmeldecodes, im Zugriff haben, um es dabei zu unterstützen. Lesen können dann die jeweiligen Verwalter und Admins der Familie, im Webmail und in Mailprogrammen und auf Geräten, die ihr Postfach synchronisieren; sie sehen dort alle Nachrichten mit Absender, Empfängern, Betreff, Inhalt und Anhängen. Verschieben, löschen oder markieren können sie dort nichts, auch nicht als gelesen, und im Namen des Kindes senden können sie nicht. Entwürfe, Gesendet und Papierkorb des Kindes sind nicht freigegeben. In der Oberfläche seines Postfachs zeigen wir dem Kind das Mitlesen nicht an; es erfährt davon per E-Mail: mit der Willkommensnachricht, wenn das Mitlesen beim Hinzufügen eingeschaltet wird, sonst mit einer Nachricht bei jedem Ein- und Ausschalten. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung, die die Eltern kraft elterlicher Sorge für das Kind erklären (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 1626 Abs. 1 und § 1629 Abs. 1 BGB); Verwalter und Admins schalten das Mitlesen als Erziehungsberechtigte oder in deren Einvernehmen ein (Ziffer 10a.8 der AGB). Soweit die Nachrichten Angaben über Absender und weitere Empfänger enthalten, stützt sich das Lesen auf das berechtigte Interesse der Eltern, ihr Kind zu unterstützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Jedes Ein- und Ausschalten und das Ende halten wir mit Zeitpunkt und der veranlassenden Person fest, das Einschalten auch mit der Fassung des Wortlauts, um die Einwilligung nachweisen zu können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Verwalter und Admins können das Mitlesen jederzeit ausschalten; damit ist die Einwilligung für die Zukunft widerrufen, die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis dahin bleibt unberührt. Von selbst endet es am 16. Geburtstag des Kindes, mit einer Nachricht an das Kind und an alle, die mitlesen konnten, außerdem, wenn das Kind nicht mehr Mitglied der Familie ist oder die Familie endet; ab 16 lässt es sich nicht neu einrichten. Was bis dahin auf Geräte geladen, exportiert oder kopiert wurde, können wir nicht zurückholen. Die Einstellung mit der Fassung des Wortlauts speichern wir, solange das Konto des Kindes besteht; das Protokoll wird mit dem jeweiligen Konto gelöscht.

Was Verwalter und Admins von Freigaben sehen: Verwalter und Admins sehen die Familienobjekte (nächster Absatz) mit den Rechten aller Mitglieder, ihre eigenen Freigaben und die Kalender und Listen jedes Kindes unter 16 Jahren sowie die Mailordner, die es freigibt, mit Namen, Empfängern und Recht, dabei auch, ob das Kind eine Freigabe selbst erteilt oder beendet hat. Was Mitglieder untereinander teilen oder mit einem Kind teilen, sehen sie nicht.

Familienkonto, Familienobjekte und Familienpostfach: Kalender und Listen, die der ganzen Familie gehören, und das Familienpostfach liegen in einem eigenen Konto der Familie, nicht im Konto einer Person. Es entsteht erst, wenn Verwalter oder Admins einen ersten solchen Kalender oder eine erste Liste anlegen, etwa indem sie einen Vorschlag wie „Einkaufsliste“ übernehmen, oder das Familienpostfach einschalten. Mit dem Beitritt entsteht nichts davon. Verwalter und Admins legen diese Familienobjekte an, benennen und löschen sie und legen für jedes Mitglied fest, ob es keinen Zugriff hat, lesen oder lesen und bearbeiten darf; jedes Mitglied sieht sein eigenes Recht. Ist das Familienpostfach eingeschaltet, nimmt das Familienkonto Nachrichten an familie@, info@, alle@ und kontakt@ unter der Subdomain und den weiteren Domains der Familie an und legt sie in seinem Posteingang ab; Kopien an einzelne Mitglieder gibt es nicht. Wer lesen darf, kann Nachrichten lesen und markieren; wer bearbeiten darf, kann sie außerdem ablegen, verschieben und löschen. Ob eine Nachricht gelesen ist, gilt für alle mit Zugriff. Antworten versendet jedes Mitglied von seiner eigenen Adresse. Eingehende Nachrichten verarbeiten wir wie bei einem Postfach im Tarif Pro (Ziffer 5). Der Speicher des Familienkontos zählt zum gemeinsamen Speicher. Jedes Mitglied kann Familienobjekte und das Familienpostfach für sich ausblenden. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags über die Familienfunktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Entfernen und Austritt: Verlässt ein Mitglied die Familie oder wird es entfernt, enden alle Freigaben, die es in der Familie erteilt oder erhalten hat, und seine Rechte an Familienobjekten und Familienpostfach. Was es in Kalender und Listen anderer eingetragen hat, bleibt dort.

Kinder unter 16 Jahren: Ein Konto für ein Kind unter 16 Jahren wird nur angelegt, wenn die einladende Person erklärt, erziehungsberechtigt zu sein und der Anlage zuzustimmen. Wir speichern diese Erklärung mit Zeitpunkt und der Fassung ihres Wortlauts als Nachweis (Art. 7 Abs. 1, Art. 8 Abs. 2 DSGVO), dazu die Angabe, dass es sich um ein Kinderkonto handelt, und das Geburtsdatum des Kindes. Das Geburtsdatum brauchen wir, weil ein Kinderkonto nach dem Ende der Familie bis zum 18. Geburtstag ohne die Einwilligungen nach Ziffer 13 im Tarif Free weiterläuft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für diese Konten stützt sich die Verarbeitung zusätzlich auf die Einwilligung der erziehungsberechtigten Person (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 8 Abs. 1 DSGVO). Sie kann sie jederzeit widerrufen — solange die Familie besteht, indem sie das Kind entfernt, danach über das Kündigungsformular; das Konto endet dann nach Ziffer 10.3 der AGB.

Nutzungshinweis und Zugang zurücksetzen: Wer ein verwaltetes Konto erhält, bestätigt vorher den Nutzungshinweis für verwaltete Konten; wir speichern Zeitpunkt und Fassung. Setzen Verwalter oder Admins den Zugang eines verwalteten Kontos zurück, speichern wir, wer das wann getan hat, und teilen es dem Konto mit einer Nachricht mit.

Ende der Familie: Endet eine Familie, entfallen alle Familienadressen, und die Subdomain wird gelöscht; ihre DNS-Einträge bauen wir innerhalb eines Tages ab. Alle Freigaben in der Familie enden. Das Familienkonto bleibt noch 30 Tage bestehen, damit der Verwalter seinen Inhalt in sein eigenes Konto übernehmen oder über „Import & Export“ sichern kann (Ziffer 9.1); danach löschen wir es mit allen Nachrichten, Kalendern und Listen. Den Namen der Familie mit der letzten Mitgliederliste bewahren wir bis zum Ablauf der Namenssperre von 180 Tagen auf, um die Sperre durchzusetzen und nur der letzten verwaltenden Person die Wiederverwendung zu erlauben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Was mit verwalteten Konten geschieht, regelt Ziffer 10a.6 der AGB; die Fristen stehen in Ziffer 15.

9. Postfach-Umzug (Migrationsassistent)

Wenn du E-Mails von einem bestehenden Postfach zu 4x umziehst, gibst du die Zugangsdaten deines bisherigen Anbieters ein (Servername, Benutzername, Passwort bzw. App-Passwort). Wir verwenden diese Daten ausschließlich, um deine E-Mails über eine verschlüsselte Verbindung abzurufen und in dein 4x-Postfach zu übertragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Zugangsdaten werden bei uns verschlüsselt gespeichert und automatisch gelöscht, sobald der Umzug abgeschlossen oder abgebrochen ist. Eine Nutzung zu anderen Zwecken findet nicht statt.

9.1 Sicherung des Kontos (Import & Export)

Unter „Einstellungen → Import & Export“ kannst du eine vollständige Sicherung deines Kontos erstellen: E-Mails, Kontakte, Kalender, Aufgaben, Notizen, Filterregeln und Dateien in einer Datei (Vandelay-Archiv). Dafür liest ein Hintergrunddienst dein Konto mit einem eigens erzeugten, nur für diesen Auftrag gültigen Zugangskennwort aus, das danach gelöscht wird, und schreibt das Archiv zunächst auf einen Arbeitsspeicher unseres Servers und dann in den Objektspeicher der Hetzner Online GmbH am Standort Nürnberg (Ziffer 3). Die Arbeitskopie auf dem Server wird nach dem Lauf gelöscht.

Das Archiv liegt in einem nicht öffentlich zugänglichen Speicherbereich. Herunterladen kannst nur du, angemeldet in deinem Konto; der Download läuft über eine signierte Adresse, die fünf Minuten gilt. Über die Verschlüsselung des Speicheranbieters hinaus ist das Archiv nicht gesondert verschlüsselt. Es gibt je Konto ein Archiv; eine neue Sicherung ersetzt die alte. Nach 30 Tagen löschen wir es automatisch, mit dem Konto sofort — eine Sicherung überdauert die Löschung des Kontos nicht.

Spielst du eine Sicherung ein, lädt dein Browser die Datei direkt in denselben Speicherbereich hoch. Wir prüfen sie, übertragen ihren Inhalt in dein Konto und löschen die hochgeladene Datei danach; ein Upload, der nicht abgeschlossen wird, wird nach spätestens einem Tag gelöscht. Die „Kontodaten (JSON)“ — Profil, Adressen, Einwilligungen, Rechtstext-Fassungen und Tarif — erzeugen wir bei jedem Abruf neu und speichern sie nicht.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); die Sicherung dient zugleich deinem Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und der Bereitstellung deiner Inhalte bei Vertragsende (§ 327p Abs. 3 BGB).

10. Profilbild und Einstellungen

Du kannst freiwillig ein Profilbild hinterlegen und persönliche Einstellungen (z. B. Darstellung und Absendername) speichern. Diese Daten liegen auf unseren Servern in Deutschland, dienen ausschließlich der Bereitstellung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und werden gelöscht, wenn du das Profilbild entfernst oder dein Konto löschst.

Mitteilungen auf dem Gerät: Wenn du in den Einstellungen Mitteilungen einschaltest, melden wir neue Nachrichten, Chats, Kalendereinladungen und Änderungen in geteilten Kalendern auch dann, wenn 4x nicht geöffnet ist. Die Zustellung übernimmt der Push-Dienst deines Browser- oder Geräteherstellers (etwa Google, Apple, Mozilla oder Microsoft). Er erhält von uns nur eine verschlüsselte Nachricht ohne Inhalt sowie die technische Empfangsadresse deines Browsers; den Text der Mitteilung ruft dein Gerät anschließend direkt bei uns ab. Der Push-Dienst erfährt also, wann eine Mitteilung für dein Gerät vorliegt, nicht aber, worum es geht. Soweit der Push-Dienst Daten außerhalb der EU verarbeitet, geschieht das auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (Art. 45 DSGVO, EU-US Data Privacy Framework). Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung durch das Einschalten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); du kannst Mitteilungen jederzeit in den Einstellungen oder in deinem Browser abschalten.

11. Kontaktaufnahme

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind.

12. Zahlungsabwicklung und Rechnungen

Buchst du ein kostenpflichtiges Abonnement, verarbeiten wir die dafür erforderlichen Vertrags- und Abrechnungsdaten (gewählter Tarif, Laufzeit, Rechnungsanschrift, Zahlungsstatus, Rechnungsnummern). Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Die Zahlungsabwicklung übernimmt die Stripe Payments Europe, Ltd. (1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland). Deine Zahlungsdaten — derzeit die Karten- oder Wallet-Daten — gibst du unmittelbar bei Stripe ein; wir erhalten sie nicht, sondern nur den Zahlungsstatus und eine Referenz auf den Vorgang. Stripe verarbeitet die Daten teilweise in eigener Verantwortung; Einzelheiten stehen in den Datenschutzhinweisen von Stripe. Soweit dabei Daten an die Stripe, Inc. in den USA übermittelt werden, ist dies durch Standardvertragsklauseln der EU-Kommission bzw. die Teilnahme am EU-US Data Privacy Framework abgesichert.

Rechnungen und steuerlich relevante Unterlagen bewahren wir aufgrund handels- und steuerrechtlicher Pflichten bis zu zehn Jahre auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO, § 257 HGB). Sie bleiben von einer Kontolöschung unberührt.

13. Newsletter „4x4“ mit Werbung

Im kostenlosen Tarif Free senden wir dir höchstens eine E-Mail pro Woche: unseren Newsletter „4x4“ mit Beiträgen unserer Redaktion und gekennzeichneten Anzeigen von 4x und ausgewählten Partnern. Weil der Newsletter Werbung enthält, ist Rechtsgrundlage deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG), die wir im Tarif Free bei der Registrierung zusammen mit der Einwilligung nach 13.1 einholen — getrennt von den Nutzungsbedingungen. Wir dokumentieren zu beiden Zeitpunkt und Wortlaut, um sie nachweisen zu können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

Voraussetzung für die unentgeltliche Nutzung sind beide Einwilligungen: der Empfang des Newsletters und die Abstimmung seiner Inhalte auf deine Interessen nach 13.1. Das kostenlose Postfach wird darüber finanziert. Als Alternative ohne Newsletter und ohne Interessenprofil steht der kostenpflichtige Tarif Pro zur Verfügung; dort und für Mitgliedskonten einer Familie sind beide Einwilligungen freiwillig und lassen sich in den Einstellungen einzeln einschalten („Zahlen oder Einwilligen“).

Du kannst jede der beiden Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — in den Einstellungen deines Kontos unter „Abonnement“ oder über den Abmeldelink in jeder Nachricht; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Der Widerruf der Einwilligung nach 13.1 löscht dein Interessenprofil sofort. Im Tarif Free hast du nach dem Widerruf einer der beiden Einwilligungen 30 Tage Zeit, erneut einzuwilligen oder zu Pro zu wechseln; in dieser Zeit bleiben Postfach und Daten unverändert erreichbar.

Deine Adresse geben wir nicht an die beworbenen Unternehmen weiter. Derzeit erscheint der Newsletter noch nicht — die Einwilligung wird bereits erfasst, damit sie vorliegt, wenn der Versand beginnt.

13.1 Abstimmung von Beiträgen und Anzeigen auf deine Interessen

Diese Verarbeitung ist noch nicht aktiv. Sie wird hier beschrieben, bevor sie beginnt, damit deine Einwilligung informiert ist. Sobald sie startet, gilt Folgendes.

Im Tarif Free ist diese Verarbeitung zusammen mit dem Newsletter Voraussetzung der unentgeltlichen Nutzung; im Tarif Pro und für Mitgliedskonten ist sie freiwillig. Damit Beiträge und Anzeigen zu dir passen, bilden wir mit deiner Einwilligung automatisch ein Interessenprofil. Die Kategorien stammen aus einer festen Liste allgemeiner Produktbereiche (etwa Technik & Software, Haushalt & Wohnen, Reisen & Freizeit, Essen & Trinken, Mode & Sport, Bücher & Medien). Grundlage sind eindeutig kommerzielle E-Mails, die du erhältst — etwa Newsletter, Rechnungen sowie Bestell- und Versandbestätigungen; ausgewertet werden Absender, Betreff und Inhalt. Persönliche Nachrichten werden dafür weder analysiert noch verwendet. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); sie umfasst zugleich die dafür nötige Auswertung von Kommunikationsinhalten.

Aus dem Profil folgt allein, welche Beiträge und Anzeigen dir der Newsletter zeigt. Anzeigen können Partnerlinks enthalten, für die wir eine Vergütung erhalten. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO ist damit nicht verbunden.

Was wir dabei nicht tun: Wir verkaufen das Profil zu keinem Zeitpunkt und geben es nicht an Dritte weiter — auch nicht an die beworbenen Unternehmen. Das Profil enthält keine Kategorien zu besonderen Datenkategorien nach Art. 9 DSGVO. Und wir verwenden weder die Inhalte deiner Nachrichten noch das Profil als Trainingsdaten für KI-Modelle.

Gespeichert werden die abgeleiteten Interessenkategorien, keine Nachrichteninhalte. Wir löschen das Profil, sobald du die Einwilligung widerrufst, in Pro den Newsletter abschaltest oder das Konto endet. Du kannst der Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO); der Widerruf ist so einfach wie die Erteilung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) und wirkt für die Zukunft.

14. Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe deiner Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist (z. B. Auftragsverarbeiter für das Hosting), du eingewilligt hast oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Ein Verkauf von Daten findet nicht statt.

15. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Postfachinhalte werden gelöscht, wenn du dein Konto löschst.

Sicherungskopien: Aus den Sicherungskopien des Dienstes (Ziffer 3) verschwinden gelöschte Inhalte nicht sofort. Wir bewahren Sicherungen 14 Tage auf, und die Kopie in Helsinki ist für diese Zeit auch für uns nicht löschbar, damit sie einem Angriff auf unsere Zugänge standhält. Spätestens 30 Tage nach einer Löschung — einer Nachricht, einer Datei oder eines ganzen Kontos — sind die Inhalte aus allen Sicherungen entfernt. Bis dahin verwenden wir die Sicherungen ausschließlich, um den Dienst nach einem Ausfall wiederherzustellen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem ausfallsicheren Dienst und an der Sicherheit der Verarbeitung nach Art. 32 DSGVO (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Im Tarif Free löschen wir außerdem Postfächer, die über längere Zeit ungenutzt bleiben. Meldest du dich zwölf Monate lang nicht an, informieren wir dich; bleibt die Anmeldung weitere 30 Tage aus, kann der Nutzungsvertrag beendet werden. Nach einer anschließenden Abwicklungs- und Schutzphase von 30 Tagen, in der du deine Daten sichern kannst, werden das Postfach und die zugehörigen Daten gelöscht. Das Verfahren steht in Ziffer 10.4 der AGB. Deine E-Mail-Adresse selbst wird danach nicht an andere Nutzerinnen und Nutzer vergeben, sondern dauerhaft gesperrt; dafür bewahren wir allein die Adresse auf, keine Inhalte. Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), zu verhindern, dass an dich gerichtete Nachrichten — etwa Kennwort-Zurücksetzungen anderer Dienste — bei einer fremden Person eingehen.

Fristen bei Familien und Sicherungen: Eine Sicherung (Ziffer 9.1) löschen wir 30 Tage nach ihrer Erstellung. Endet eine Familie, bleiben ihre Adressen und ihr Speicher noch 30 Tage bestehen. Ein verwaltetes Konto, für das bis dahin kein eigener Vertrag geschlossen wird, nimmt danach keine Nachrichten mehr an und wird nach weiteren 30 Tagen gelöscht; wird ein Mitglied aus der Familie entfernt, laufen dieselben Fristen ab dem Entfernen. Das Konto eines Kindes unter 16 Jahren läuft dagegen als eigenständiges Konto im Tarif Free weiter. Das Familienkonto löschen wir 30 Tage nach dem Ende der Familie. Nach der Löschung eines Kontos halten wir seine Adressen 60 Tage gesperrt, die Hauptadresse eines so beendeten verwalteten Kontos 180 Tage; den Namen einer beendeten Familie sperren wir ebenfalls 180 Tage. Aufbewahrt wird dafür nur die Adresse bzw. der Name, kein Inhalt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: an eine frühere Adresse gerichtete Nachrichten sollen nicht bei einer fremden Person eingehen). Die Erklärung der erziehungsberechtigten Person bewahren wir auf, solange das Konto besteht, für das sie abgegeben wurde, und nach dem Ende der Familie mindestens bis zum Ablauf der Namenssperre.

16. Deine Rechte

Dir stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine formlose Nachricht an die oben genannte Adresse.

17. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes Hessen (Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit).

18. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

19. Kündigungs- und Widerrufsformulare

Auf 4x.de stehen ein öffentliches Kündigungsformular (Schaltfläche „Verträge hier kündigen“) und eine elektronische Widerrufsfunktion (Schaltfläche „Vertrag widerrufen“) bereit — ohne Anmeldung, wie es § 312k und § 356a BGB verlangen. Wenn du eines der Formulare nutzt, verarbeiten wir die Angaben, die du dort machst (Name, Vertragsbezeichnung bzw. 4x-Adresse, gewählter Vertragsteil, bei einer Kündigung Art und gewünschter Zeitpunkt sowie ein etwaiger wichtiger Grund, und die E-Mail-Adresse für die Bestätigung), dazu Datum und Uhrzeit des Eingangs.

Zwecke und Rechtsgrundlagen: die Entgegennahme und Abwicklung deiner Erklärung sowie die gesetzlich vorgeschriebenen Bestätigungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 312k, § 356a BGB) und die Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Deine IP-Adresse speichern wir dabei nicht im Klartext, sondern nur als verschlüsseltes Kürzel (HMAC mit rotierbarem Schlüssel), um Missbrauch der öffentlichen Formulare erkennen zu können.

Bei der Rückabwicklung eines kostenpflichtigen Abonnements erhält unser Zahlungsdienstleister Stripe (Ziffer 13) die für die Erstattung erforderlichen Daten. Speicherdauer: Erklärungen, die einem Vertrag zugeordnet werden konnten, bewahren wir drei Jahre ab dem Ende des Jahres auf, in dem der Vorgang abgeschlossen wurde (§ 195, § 199 BGB); Erklärungen ohne Zuordnung löschen wir nach sechs Monaten. Rechnungskorrekturen unterliegen der achtjährigen Aufbewahrung nach § 14b UStG.